Внесено зміни до порядку формування особових справ



Наказом Міністерства юстиції України від 4 липня 2018 р. № 2277/5, який набув чинності 27 липня 2018 р., затверджено Зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (далі — Правила). Нагадаємо, що ці Правила затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5. Зміни, зокрема, стосуються:

  • вилучення (виїмки) оригіналів службових документів із документаційного та архівного фондів;
  • експертизи цінності документів;
  • необхідності проведення удосконалення або перероблення описів;
  • оформлення актів про вилучення для знищення документів за формою, що наведена в додатку 15 до цих Правил;
  • додавання до актів довідок про проведення перевірки органами доходів і зборів або ревізії чи державного фінансового аудиту з питань дотримання податкового, митного та іншого законодавства (крім державного фінансового аудиту окремих господарських операцій) органами державного фінансового контролю;
  • дозволу систематизації до оформлення справ, що підлягають архівному зберіганню деяких видів документів (звіти, відомості тощо) в алфавітному порядку;
  • додавання до справ тимчасового характеру позначки «ТМ»;
  • передавання документів у разі припинення установи;
  • доповнення до слів «засвідчують печаткою» та літер «М. П.» слів «(за наявності)» у тексті та в певних додатках;
  • нових редакцій додатків 22 «Опис справ з кадрових питань (особового складу) за рік» та 43 «Архівна довідка»;
  • включення нового додатку 51 «Акт про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої» тощо.

Суттєвими для працівників відділів кадрів є зміни, що стосуються формування особових справ в установах, організаціях, на підприємствах та підписання управлінських документів, а саме що слова «Виконуючий обов’язки» або «В. о.» додаються не тільки до назви посади керівника установи, а й до назви посади керівника самостійного структурного підрозділу. Про зміни у формуванні особових справ читайте статтю в журналі «Кадровик України» № 10/2018.